ガジェニュー

~iPhone・Android,格安スマホ,ネットフリックスとか~

GoogleDrive(グーグルドライブ)で同じファイルを複数のフォルダに登録する方法

       後で読む

20180313_220811_0001.png

GoogleDrive(グーグルドライブ)で同じファイルを複数のフォルダに登録して管理を楽にできないかなーずっと思っていたんですが最近やり方がやっと分かりましたのでメモ代わりに書いていきます。
photo by https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

同一のファイルを複数のフォルダに登録して管理するための方法

仕事でGoogleDrive(グーグルドライブ)を使って色々なファイルを社内だったり、社外だったりに共有する機会がありますよね。

今までは複数の会社やプロジェクトで、全く同じファイルを共有する場合でも同じファイルをその会社やプロジェクト毎に準備していました。

イメージ的にはこんな感じです。

IMG_0055.PNG

この場合ドライブ自体の容量を食うのはもちろんですが、ファイルに何かしら更新があった場合は全て一つずつ差し替えをしなくてはいけませんでした。

ですが、次のようにすれば一つのファイルを複数のフォルダに所属させられます。

SPONSORED LINKS

複数のフォルダへの設定への設定方法

やり方は簡単なので一度覚えればずっとつかえそうです。

18-03-13-09-52-13-396_deco.jpg

まずは複数のフォルダに入れたいファイルを選び右クリックでメニューを表示します。

表示したらメニューの中から移動を選んでください。

移動先としてファイルを所属させたいフォルダを選択します。普通に移動するときとここまでは一緒ですね。

18-03-13-09-54-34-177_deco.jpg

ここから少しだけやり方が変わってきます。

「Ctrl」を押すとボタンが青色の【移動】から緑色の【追加】というに変わります。あとはそのまま【追加】のボタンを押してあげればOKです。

やり方としてはこれだけです。簡単ですね!

このようにファイルに複数のパスを設定することにより、一つのファイルを複数のフォルダに所属させる事ができます。

イメージはこんな感じ。

IMG_0056.PNG

ファイルを複数のフォルダに所属させることによってどうなるか簡単にメリットとデメリットをまとめてみました。

複数にフォルダにファイルを登録するメリット

・ファイルの管理やメンテナンスが簡単に

同一のファイルを複数のフォルダで扱えるのでファイルの更新があった場合でも、いずれか一つファイルを更新するだけで全てが更新されるため、ファイル管理の負担が減ります!

・容量の節約ができる

ドライブないに同じファイルを複数置く必要がありません。大元のファイル自体は1つだけなので容量も一つのファイル分だけですみます。

複数にフォルダにファイルを登録するデメリット

・ファイルの共有設定に注意!

同一のファイルを複数のフォルダで取り扱うため、 ファイルの共有設定は公開範囲が一番広いところと同等になりますので注意が必要です。

運用の仕方次第ですが覚えておくとかなり便利に使えますよ。

ファイルの共有をやめてファイルを削除したい。という時に少し注意がが必要です。
特定のフォルダからだけファイルを削除したい場合にも、そのフォルダからファイルを「削除」してしまってはいけません。

あくまでも大元のファイルは一つで、複数のフォルダに所属しているだけなので、大元のファイル自体を削除してしまうと所属しているフォルダ全部からファイルが消えてしまうという事故がおきてしまいます。

特定のフォルダからだけファイルを削除したい場合は、削除したいファイルの所属しているフォルダを解除します。

キャプチャ4.PNG

ファイルの詳細からパスを確認し、不要なパスをバツ印で削除します。これでOK。

最後に

今まではこのやり方を知らなかったので複数のファイルを更新とか非効率なやり方をしていたのですがこのやり方をマスターすれば、更新漏れなどもなく手間も最小限ですね。

業務の効率化を目指すなら覚えておいて損はないのではないでしょうか?

てな感じで。

 - WEBサービス , ,

  関連記事

キャプチャ
簡単にWEBの予約ページが作れちゃう「Coubic」が面白い。

ちょっとした、イベントやセミナーをするときに皆さんってどんな風に予約の管理をして …

キャプチャ
これで、かなり実用性が増した気がする~オンライン予約受付・管理サービス「Coubic」(クービック)に新機能~

前に「簡単にWEBの予約ページが作れちゃう「Coubic」(クービック)が面白い …

00287-450x337
全国どこでも164円のオンライン荷物発送サービス「クリックポスト」が便利そう。

全国どこでも164円で荷物を送ることができるオンライン荷物発送サービス「クリック …

vimeo-password-tb
動画にパスワードをかけたいならyoutubeではなくvimeo(ビメオ)を使おう

ちょっとお仕事で使いたくて 「限られた人にだけ動画が見れるようにしたいなぁ」 と …

img_6472
アマゾンの2段階認証の設定方法

ずいぶん前 …

icon_1r_192
【アクセス数報告】2015年10月のPVとアフィリエイトの収益とか

11月!早いもので今年もあと2ヶ月とかですね。 今年は何してたの?って言われても …

無題
決済手数料も無料!?「spike」がオンライン決済サービスの常識を変えるかも

今日はインターネットサービスで今までの常識を大きく帰るようなサービスがリリースさ …

図1
無料でネットショップが作成・開業できるサービス比較・まとめ

このブログでも度々書いていますが、本当に個人がビジネスを始めるための敷居が下がっ …

キャプチャ
無料で高機能なアンケートが作成できる「CREATIVE SURVEY」が使いやすい

今日は、無料で高性能なアンケートが作れてしまうWEBサービスの紹介をしようかなと …

MF
【無料家計簿アプリ】マネーフォワードの使い方〜レシレコを使ってみよう〜

マネーフォワードの使い方の第3弾になりますが、今回は「レシレコ」というアプリとマ …

Loading Facebook Comments ...

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です